En estos tiempos complejos las empresas se mueven en lo que últimamente la literatura empresarial viene a denominar entornos VUCA, en esencia; mercados con fuertes incertidumbres y volatilidad, donde las empresas se ven obligadas a adaptarse a los continuos cambios que atacan su estrategia, modelo de negocio y rutinas profesionales. En este escenario, uno de los principales problemas que sufren las empresas es cómo gestionar y planificar su liquidez. Sobre todo para empresas de tamaño pequeño o mediano con sistemas de gestión muy limitados, que no les permite disponer de una capacidad real para dar respuesta a las cuestiones que afectan directamente a la tesorería y finanzas de la empresa.
En muchos casos, no se disponen de herramientas ni mecanismos de gestión que den respuesta a preguntas básicas sobre inversiones, su financiación o la capacidad de hacer frente a pagos o nuevas compras. Preguntas como ¿puedo en este momento abordar una inversión sin drenar los recursos necesarios para la actividad?, ¿la pago al contado o a qué plazo?, ¿cuándo tengo una ventana disponible de pagos?, ¿debo financiar a corto o largo plazo?, si tengo recursos, ¿me interesa pagar al contado y conseguir el descuento, o puedo que esto me estrangule en unos meses?, y otras tantas… La respuesta a estas preguntas sólo se pueden dar con una planificación financiera vinculada a la estrategia de la compañía y un calendario de tesorería bien planificado.
Esta insuficiencia en medios y herramientas para gestionar la tesorería suele ser general en las pymes, y es debido a que los programas básicos de contabilidad y facturación no suelen incluir –ni en muchos casos diferenciar- elementos de gestión del efectivo, sino sólo del contable o del cumplimiento legal. Las decisiones sobre la búsqueda de nuevas vías de financiación, la decisión de aplazar pagos o generar nuevos requisitos en la aplicación de descuentos se toman con mayor criterio seguridad en base a usar técnicas de gestión y planificación de tesorería que no suelen aportan los programas convencionales de contabilidad y facturación.
Además la gestión de la tesorería, se hace más compleja cuando se trata de hacer previsiones a varios meses vista, y por tanto prever problemas y situaciones de debilidad en el futuro.
Para hacer frente a esta situación es cierto que hay programas informáticos muy potentes, que suelen ser una buena opción cuando hablamos de empresas de mayor tamaño y con muchas operaciones y transacciones, pero que supone un gran coste, una fuerte inversión, y que no siempre son compatibles con los aplicativos de gestión de todas las empresas, y por lo tanto, no aplicables a todo tipo de casos.
Existen otras alternativas, aunque es cierto que para ello se necesita que los programas de gestión de la empresa aporten la información. Si la información es de calidad y completa, donde se incluye toda la información esencial relativa a vencimientos, cantidades de pago, ingresos, facturas, plazos, gastos fijos, etc…se puede establecer a bajo coste, un sistema organizado que controle todas las entradas y salidas del efectivo de la empresa y permita la gestión diaria, y a su vez también ofrezca la posibilidad de realizar una planificación financiera de tipo anual.
Esta herramienta es fundamental para pequeñas empresas con rápidos cambios o crecimientos, con un número de entradas y salidas en ascenso y del que –debido a este acelerón de la empresa- sus gestores comienzan a detectar pérdida de control de la situación financiera de la sociedad, aún facturando más. En estos casos el responsable financiero es el eslabón más débil, porque debe responder a criterios que le son ajenos como un incremento de compras, que igual no coincide con un periodo de cobros suficientes, generado problemas de tesorería. Es, por lo tanto, fundamental analizar y sistematizar estos movimientos. En conclusión, para optimizar la tesorería de la empresa se puede contar con programas específicos de gestión con muchas utilidades, pero el paso previo y accesible es tratar de organizar nuestra tesorería con parámetros de funcionamiento sistematizados y ordenados. Básicamente para ello, deberíamos analizar si la empresa tiene problemas de tesorería porque está financiando pérdidas o por desequilibrio; estudiar si hay un desfase entre cobros y pagos; coordinar los procesos de gastos periódicos, como las compras de material o insumos de modo que estén sincronizados con los periodos de cobros; fijar días de pagos; sincronizar todos los departamentos que afectan a la tesorería; para finalmente generar un calendario de tesorería que elimine las tensiones en la organización y el estado financiero de la empresa, como en los trabajadores del departamento financiero y de gestión. Todo ello nos conduciría a una mejora en la gestión de la tesorería y garantizar su salud financiera de una manera organizada.