El desarrollo de las aplicaciones de mensajería móvil ha revolucionado la forma y modo de relacionarnos y de comunicarnos entre nosotros con una clara vertiente en los sistemas de comunicación en el seno de las empresas y de los grupos de trabajo. La posibilidad de generar grupos en aplicaciones como WhatsApp abre la dicotomía entre los derechos y los límites en su uso, tanta para la empresa como para el trabajador.
En un principio, lo que establece la jurisprudencia y las resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) son dos consideraciones de partidas, en las que, en ambos casos, siempre sobrevuela el derecho a la intimidad individual.
Son dos las situaciones diferentes que parten del principio de la titularidad de la línea y propiedad del terminal. En el caso de que ambas sean del trabajador, no hay duda de que éste no puede ser obligado por la empresa a estar incluido en ningún grupo, aunque la empresa lo utilice en sus comunicaciones. La integración en uno de ellos con un número de teléfono personal debe llevar parejo un acuerdo y una aceptación por parte del empleado en el que se establezcan claramente las condiciones, tanto de uso como de la repercusión del coste del mismo.
En el otro caso, cuando el número y el terminal son propiedad de la empresa y se le asigna para sus tareas al empleado, y si así lo establecen las rutinas y procedimientos de la empresa para su funcionamiento, la inclusión en un grupo de trabajo no se puede discutir. Sí, es obligatorio. Pero sí es cierto que hay que cumplir algunas normas que se establecen por parte de la AEPD.
En concreto, debe justificarse la necesidad de formar un grupo de comunicación entre las plantillas y la dirección de la empresa, por ejemplo, en el caso de los equipos de mensajería y reparto, o aquellos grupos que trabajan a distancia o en ámbitos geográficos diferentes durante la jornada. En todo caso, el coste de este sistema de comunicación debe recaer sobre la empresa en su integridad. Y, finalmente, siempre debe haber un acuerdo entre empresa y plantilla que configure el objeto del grupo, su uso y las normas de participación.
No obstante, las autoridades laborales señalan que disponer de un teléfono de empresa y estar incluido en el grupo de WhatsApp no obliga al trabajador a responder de manera constante a todas las cuestiones que se platean a cualquier hora o momento. El derecho a la desconexión está recogido en el Estatuto de los Trabajadores en el artículo 20 bis y en el artículo 18 de la Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia.
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