La legislación laboral en España se encuentra en constante cambio y evolución, estableciendo una serie de obligaciones que deben cumplir las empresas para garantizar los derechos de los trabajadores y promover un entorno laboral seguro. La no implementación de las mismas, puede suponer tanto la pérdida de beneficios y bonificaciones, como importantes sanciones cuyo valor puede variar según la gravedad del incumplimiento.
En este artículo vamos a tratar aquellas obligaciones laborales que deben cumplir la totalidad de las empresas con independencia del número de trabajadores que tengan.
Calendario laboral
La empresa debe elaborar anualmente un calendario laboral y exponerlo en un lugar visible de cada centro de trabajo. En este documento puede contenerse el horario, la jornada anual y la distribución de los días laborables, festivos, descansos y otros días inhábiles de la plantilla de los trabajadores, según la jornada máxima legal o pactada.
Los representantes de los trabajadores deben ser consultados por el empresario antes de elaborar el calendario y deben emitir informe a este respecto que resulta ineludible en el caso de que no se haya llegado a un acuerdo en la consulta; aunque la consulta no significa una negociación (salvo previsión en convenio colectivo), ni llegar necesariamente a un acuerdo.
El incumplimiento de esta obligación, podría constituir una infracción leve, sancionable con multa entre 70 y 750 euros.
Registro de jornada
El empresario, en el ejercicio regular de sus facultades de dirección y control, puede adoptar las medidas que estime más oportunas para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales. Las empresas deben garantizar el registro diario de jornada que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, sin perjuicio de la posibilidad de flexibilidad horaria.
Esta obligación opera frente a todas las personas trabajadoras de la empresa, quedando únicamente excluidas las relaciones laborales de carácter especial.
Se debe implementar una política interna de control de registro horario detallando el procedimiento que se seguirá para el control, especificación de la jornada laboral, y detallar qué circunstancias se consideran interrupción de la jornada.
Los registros deben mantenerse durante al menos 4 años y debe ser un control de carácter diario.
El incumplimiento de esta obligación se considera falta grave y podría conllevar a la imposición de multas que oscilan entre los 751 y 7.500 euros por persona.
La ausencia del registro de jornada, facilita que puedan prosperar las reclamaciones por horas extraordinarias y excesos de jornada.
Registro retributivo
La finalidad de este documento es combatir la brecha salarial que pueda existir entre hombres y mujeres en las empresas, debiendo incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
La obligación de registro salarial no supone incluir (y facilitar a los sindicatos) datos que permitan identificar la retribución individualizada de un trabajador, lo que ocurre cuando en el grupo profesional o en el puesto solo hay una persona o muy pocas, o de un mismo sexo, sino solo los valores medios de la retribución desagregados por sexo para conocer si revelan desigualdad por dicha razón.
Las decisiones de la empresa que impliquen discriminación, directa o indirecta, favorables o adversas, en materia salarial por razón de sexo suponen infracción muy grave sancionable de 7.501 a 225.018 euros.
El incumplimiento de esta obligación podría considerarse como falta grave y podría conllevar a la imposición de multas que oscilan entre los 626 y 6.250 euros.
Política interna de desconexión digital
El derecho a la desconexión digital se configura como el derecho a no tener que conectarse a ningún dispositivo profesional (ordenadores, tabletas, móviles, etc.) o software de la empresa durante sus períodos de descanso o vacaciones, así como no contestar o responder a llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, videoconferencias o cualquier otra forma de comunicación digital fuera de su horario laboral, reconociéndose incluso el derecho a apagar esos dispositivos una vez finalizada la jornada laboral.
Esta política interna debe elaborarse previa audiencia con los representantes legales de los trabajadores, que debe incluir, al menos:
- Horarios específicos de desconexión
- Medidas para garantizar que las comunicaciones electrónicas no interfieran con el tiempo de descanso
- Procedimientos para la gestión de situaciones excepcionales que puedan requerir de atención por parte de la persona trabajadora fuera del horario laboral
- Medios para la resolución de conflictos
El incumplimiento de esta obligación, podría constituirse como infracción grave, sancionable con multa entre 751 y 7.500 euros.
Protocolo frente al acoso sexual, acoso por razón de sexo
- Se trata de un conjunto de procedimientos y medidas establecidas por las empresas o instituciones con el fin de prevenir, detectar, actuar y dar respuesta ante situaciones de acoso sexual y acoso por razón de sexo en el entorno laboral.
El Objetivo principal es la creación y mantenimiento de un ambiente de trabajo seguro y respetuoso, asegurando que los trabajadores conozcan los mecanismos disponibles para denunciar este tipo de conductas y que se tomen las medidas necesarias para abordar cualquier incidente.
El incumplimiento de la obligación empresarial en esta materia, tanto por no promover las condiciones laborales tendentes a evitar el acoso como por no elaborar procedimientos específicos o dar cauce a canales de denuncias, puede conllevar la imposición de sanciones desde los 7.500 € a los 225.018 €.
Protocolo para los sistemas de videovigilancia y grabación de sonido
El empleador, en el ejercicio de la facultad de control, puede tratar las imágenes obtenidas a través de sistemas de cámaras o videocámaras, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo.
Para ello es recomendable el desarrollo de un protocolo que siente las bases legales para la videovigilancia de los trabajadores tales como:
- Existencia de un distintivo informativo (cartel amarillo aprobado por la Agencia Española de Protección de Datos) en lugar suficientemente visible, y como mínimo, en los accesos a las zonas vigiladas, ya sean interiores o exteriores. En caso de que el espacio videovigilado disponga de varios accesos, deberá disponerse de dicho distintivo en cada uno de ellos.
- Deber de información previa y de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia de cámaras y de su utilización como mecanismo de control laboral y posible utilización con fines disciplinarios.
El incumplimiento de tal medida, conllevará a que las imágenes obtenidas de las cámaras sean ilícitas e incluso puedan suponer una vulneración del derecho a la intimidad e imagen de las personas trabajadoras.
Acuerdo de trabajo a distancia o teletrabajo
En aquellas empresas en las que exista modalidad de trabajo a distancia (prestación de servicios con carácter regular en el domicilio de la persona trabajadora o lugar elegido por esta) o teletrabajo (aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación), se debe formalizar acuerdo de trabajo a distancia por escrito, que podrá incorporarse al contrato de trabajo inicial o realizarse en un momento posterior pero siempre antes de que se inicie el trabajo a distancia.
El contenido mínimo obligatorio es el siguiente:
- Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo.
- Enumeración de los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia.
- Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro de él, en su caso, reglas de disponibilidad.
- Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.
- Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.
- Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
- Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.
- Medios de control empresarial de la actividad.
- Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
- Duración del acuerdo de trabajo a distancia.
No formalizar el acuerdo de trabajo a distancia en los términos y con los requisitos legal y convencionalmente previstos se califica como infracción grave en materia de relaciones laborales, que lleva aparejada sanción entre 751 y 7.500 euros.
Estas son las obligaciones más significativas que deben cumplir las compañías con independencia del número de trabajadores, si bien es cierto, las empresas que cuentan con 50 o más trabajadores deben cumplir con requisitos adicionales que aseguren la protección de los derechos de los trabajadores y fomenten una gestión laboral adecuada.
Si quieres obtener más información acerca de las obligaciones para empresas de más de 50 empleados, puedes ponerte en contacto con nuestro Departamento Jurídico Laboral en el 965 92 08 77.
